Come un Welcome Booklet ha cambiato il mio modo di fare hosting
“Come funziona la lavatrice?”, “Dove si butta la spazzatura?”, “Sai consigliarmi un buon posto dove fare colazione qui vicino?”, “Mi manderesti il codice del Wi-Fi?”, “Come si usa il riscaldamento?”, “Un ristorante buono in zona?”
Se gestisci una casa vacanza, un B&B o una guesthouse, queste domande ti suonano familiari, vero?
A tutti noi che ospitiamo piace accogliere, conoscere persone, farle stare bene. Ma ammettiamolo: dover rispondere continuamente a mille messaggi può diventare stancante.
Essere un host non significa solo “dare le chiavi”. Significa essere presenti, anche quando non si può essere fisicamente lì. E il tempo, si sa, è la risorsa più preziosa che abbiamo.
Già la gestione di un solo appartamento richiede attenzione. Quando poi diventano due, tre o più, rispondere a ogni messaggio diventa quasi un secondo lavoro.
È in quel momento che capisci che serve un aiuto concreto. Ed è qui che entra in gioco il Welcome Booklet: uno strumento semplice, ma capace di trasformare il modo in cui gli ospiti vivono il soggiorno.
Perché funziona? Perché parla al tuo posto.
Se hai una o più strutture e ti ritrovi spesso a fare tutto di corsa ma con il desiderio sincero di far sentire ogni ospite a casa, continua a leggere perché questo articolo è per te.
Un buon Booklet anticipa i bisogni degli ospiti
Ricordo ancora una coppia americana, alla loro prima volta a Roma. Nel mio booklet avevo scritto di una piccola pasticceria dietro casa dove vado spesso per un maritozzo e un cappuccino. Dopo qualche giorno mi hanno scritto: “Abbiamo provato il posto che ci hai consigliato. È diventato il nostro rituale del mattino.”
Nella recensione finale hanno aggiunto: “We felt like locals. Thank you!” È un gesto che comunica attenzione, che vuoi far star bene chi soggiorna da a te. Poche pagine, curate con amore possono trasformare un soggiorno.
Gli ospiti, quando arrivano, hanno bisogno di sentirsi accolti e orientati. Dopo un viaggio lungo, valigie pesanti e mille pensieri (“Qual è la fermata giusta?”, “Dove mangiamo stasera?”), quello che cercano è serenità. E tu, come host, puoi offrirgliela anticipando ogni loro bisogno: dal codice del Wi-Fi al miglior ristorante del quartiere.
Un Welcome Booklet personalizzato diventa così la tua voce quando non puoi essere presente.
Cosa includere in un Welcome Booklet
Non bisogna scrivere un manuale infinito. È fondamentale però organizzare le informazioni in modo semplice e chiaro. Un buon booklet è pratico e soprattutto, risponde alle domande prima ancora che vengano fatte. Ecco cosa non può mancare:
1. Informazioni sulla casa
Regole di base (check-out, raccolta differenziata, orari di silenzio)
Dove si trovano asciugamani, phon, coperte extra
Wi-Fi
Istruzioni semplici per eventuali elettrodomestici
2. Consigli personali
Questa è la parte più bella. Racconta i tuoi luoghi del cuore: dove prendi il caffè al mattino, dove si mangia bene in zona, lo scorcio che ami della città.
Sono queste piccole cose a far sentire l’ospite come se fosse a casa di un amico.
3. Trasporti e logistica
Fermate bus e metro vicine
Numeri taxi, app di trasporto utili
Come raggiungere facilmente le attrazioni principali
4. Contatti utili
Il tuo numero o quello di chi gestisce al posto tuo.
Il tuo Welcome Booklet lavora per te, 24/7
Quando ho introdotto il mio Welcome Booklet, la differenza è stata immediata.
Le chat su WhatsApp si sono dimezzate e nelle recensioni leggevo sempre più spesso frasi come:
“Tutto spiegato benissimo!”
“Grazie per i tuoi consigli, siamo andati nei posti che ci hai suggerito e ci sono piaciuti tantissimo!”
Quando un Welcome Booklet è costruito in modo chiaro, pratico e intelligente, diventa un vero alleato perché semplifica la gestione per te e rende il soggiorno più fluido e piacevole per gli ospiti.
Meno domande ripetitive perché le risposte sono sempre a portata di mano
Meno intoppi durante il soggiorno
Ospiti grati e recensioni positive
Più tempo per te perché non devi riscrivere ogni volta le stesse cose
Ti faccio un esempio. Prima di inviare il booklet agli ospiti, ricevevo spesso messaggi come “Non parte l’acqua calda!” o “Il forno non si accende”. In realtà funzionavano benissimo, ma bastava una piccola istruzione che non era ovvia per chi non conosce la casa. Ora nel mio booklet c’è scritto in modo chiaro che il pulsante del forno va tenuto premuto due secondi e che, se l’acqua calda non arriva subito, bisogna azionare un interruttore in cucina.
Da quel momento, non ho più ricevuto messaggi di questo tipo né avuto piccoli intoppi che si sarebbero potuti evitare con una spiegazione in più. Il mio Booklet è stato un grande salto di qualità nella gestione quotidiana.
Da quando ho introdotto il Welcome Booklet, le recensioni parlano di ospiti felici e riconoscenti per i consigli; i soggiorni non presentano più i classici intoppi o le richieste dell’ultimo minuto nate da dimenticanze o mal comunicazione.
Perché personalizzarlo
La standardizzazione uccide il carattere. Poiché ogni struttura ha esigenze e identità specifiche, il tuo Welcome Booklet non può accontentarsi di un template generico. Deve essere curato, progettato per rispecchiare il tono e lo stile della casa. Saranno questi dettagli a trasmettere la tua cura, la prova tangibile che hai pensato a tutto per quell'ambiente specifico.
Prima di realizzarne uno, io mi pongo sempre queste domande:
Quali sono le richieste che ricevo più spesso?
Che immagine voglio dare del mio modo di ospitare?
Quando il booklet risponde a queste domande, ti posizionerai sopra la media.
Come iniziare: il tuo Welcome Booklet in 3 passi
Raccontami la tua struttura. Ogni casa ha la sua storia e le sue esigenze: il booklet deve rifletterla. Compila il format di contatto qui sotto includendo le informazioni principali sulla tua struttura (nome, tipo, link e contatti).
Definizione dettagli: Ti contatteremo il gg stesso per una breve conferma e per definire insieme tutti i contenuti specifici del tuo Booklet.
Riceverai il link per il pagamento (€ 59,50 promo lancio)
Creazione & consegna veloce: appena ricevuto il pagamento, inizieremo la progettazione in linea con la tua struttura. Riceverai la prima bozza per la tua revisione e il file definitivo entro 3 giorni lavorativi dall'invio di tutti i contenuti.
La versione definitiva sarà pronta per essere inviata in PDF ai tuoi prossimi ospiti.
E da questo momento, puoi finalmente goderti il piacere di ospitare perché hai pensato a tutto.
Key Facts
Riduce fino al 70% delle domande ricorrenti.
Aumenta la percezione di professionalità e cura.
Migliora la soddisfazione degli ospiti e le recensioni positive.
È adatto a Airbnb, B&B e affittacamere.
È personalizzato nel design e nei contenuti.
Include informazioni pratiche, regole chiare e consigli locali autentici.
Prezzo: 70 €. Approfitta della nostra promo di lancio - 15%
Disponibile in formato digitale e/o stampabile.
FAQ
1. A cosa serve un Welcome Booklet personalizzato?
A fornire tutte le informazioni in modo chiaro e piacevole, riducendo al minimo messaggi e problemi durante il soggiorno. Con il Booklet sai che hai pensato a tutto ancor prima dell’arrivo dei tuoi ospiti.
2. Posso crearlo in autonomia?
Certo, ma un booklet scritto e progettato in modo professionale trasmette un livello di cura e attenzione che ti posizionano sopra la media.
3. Quanto tempo serve per realizzarlo?
In media, circa 3 giorni lavorativi, a seconda della complessità e dei contenuti.
Invio dati base: compila il format di contatto qui sotto includendo le informazioni principali sulla tua struttura (nome, tipo, link e contatti).
Definizione dettagli: Ti contatteremo il gg stesso per una breve conferma e per definire insieme tutti i contenuti specifici del tuo Booklet.
Riceverai il link per il pagamento (€ 59,50)
Creazione & consegna veloce: appena ricevuto il pagamento, inizieremo la progettazione in linea con la tua struttura. Riceverai la prima bozza per la tua revisione e il file definitivo entro 3 giorni lavorativi dall'invio di tutti i contenuti.
“Ciao,
Vi contatto in quanto vorrei realizzare un Welcome Booklet personalizzato per la mia struttura ricettiva.
Di seguito, alcune informazioni di base sulla struttura:
Nome della Struttura:
Tipo di Struttura: [es. Appartamento vacanze, B&B, Villa, Agriturismo, ecc.]
Luogo: [Indirizzo, Città]
Link Airbnb/Booking.com/Sito Web Ufficiale: [Inserisci Link/URL]
I miei contatti principali (Host/Gestore): [Nome e Cognome], Cell. [Numero di Telefono], Email [Indirizzo Email]”
4. È utile anche per piccoli appartamenti o stanze private?
Assolutamente sì. Anche un piccolo spazio può diventare speciale grazie a un booklet ben fatto.
5. Posso aggiungere più lingue?
Sì, è possibile realizzarlo in più lingue per ospiti internazionali.
6. Posso includere QR code o offerte?
Certamente. È un ottimo modo per promuovere esperienze locali, sconti o collegamenti rapidi ai tuoi profili social o recensioni.